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海底捞加盟企业讲述宴会订席、宴会预订、订席记录项目

    宴会订席业务是指团体或个别客户耐、酒席、宴会场所,以便指挥餐厅、厨房做好宴会前的备餐和宴会摆桌等准备工作。在中、高档餐厅都有“订席组”,海底捞加盟企业提醒宴会订席通常由柜台餐务管理员负责。
    1.订席来源
    宴会订席方式有电话订席、信函订席、顾客亲自来餐厅订席三种。
    2.客户咨询事项
    餐厅能否承办宴会、每席(份)价格多少、餐厅空间容纳量大小、宴会间能否保证,许多客户在宴会订席时经常提出这样的询问。
    订席员在答复客户有关订席咨询时,必须头脑冷静,态度亲切、有礼量使客户感到满意,乐意在本餐厅举办宴会。
    宴会预订的方式
    宴会一般都是由举办宴请活动的单位或个人向餐厅预订。受理预订的餐厅则根据举办宴请活动要求承担起各项服务工作。在宴请活动规模较大,出席宾主身份较高、举办者花费较多的情况下,一般都要求当面预订。火锅加盟企业提示餐厅要向客人介绍宴会举办地点及所有细节安排,千方百计满足客人提出的各项要求。面谈预订一般多用于小型宴请活动,大型宴请活动除用面谈预订方式外,也可利用电话预订,还可利用电传和信函方式进行预订。
    负责接受宴会预定的餐饮部门或宴会预订部门的有关人员,必须掌握有关预定方面的知识和本餐厅情况,其主要内容有:餐厅内各类型宴会厅的面积,能容纳的人数;餐厅的高度,通风采光情况;餐厅装饰布置的豪华程度;餐厅提供菜肴所属的菜系,厨师的技术实力,各式菜肴的名称、价格及具体烹饪方法;服务人员的服务水平,能够承担宴会的档次等。
订席记录项目及内部准备工作
    宴会订席时要注意一些具体细节,如顾客要求的准确日期、准确时间(中午还是晚上)等。火锅店加盟企业提示一般宴会订席的记录项目如下:
    1.宴会日期
    首先查阅订席簿,看看当天有无接受其他宴会预订,如有空当即可接受该预订,并向预订宴会的客人重复一次预订的内容,最后明确表示接受预订。
    2.宴会时间
    确定宴会开始用餐的时间、预计结束的时间,以便掌握宴会场地的布置寸间。
    3.场地保留
    预订的宴会场地保留时间不宜太久,应视市场竞争与餐厅的具体客人多少决定场地保留的最长期限。
    4.宴会性质
    如结婚、寿庆、开幕、欢迎、纪念庆会等筵席,都要登记,以便作好相关准备工作。
    5.宴会人数
    中餐以桌数(西餐以份数),按人数多少决定场地大小,并要掌握人数变动情况。宴会餐桌准备要留有10%左右的变动量,例如预订55桌,顾客至少要噪证开50桌,不足50桌时由客户负担50桌的费用。
    6.菜单
    这是订席的关键,涉及报价。原则上,先报较高价的菜单。菜单的内容最好是请客户来餐厅洽订,或餐厅派代表前往客户处商订。如果客户到餐厅洽订,餐厅应礼貌款待。
    7.联络方式
    宴会预订时,要详记客户姓名、地址、电话号码,以备餐厅与客户联系及订席再确认之用。
    8.付款方式
    签约,收取订金是宴会订席的必须程序。收取一定的订金是为了保证宴会预订的落实,但对于餐厅的老朋友并且有良好信誉的客人,在收取订金上可以灵活掌握。
    9.其他事项
    宴会预订中凡是关系到费用的事项,如酒水、茶烟、糖果,是客户准备,还是代办,宜先定妥;不涉及费用的服务事项,如会场布置、餐桌摆设、提供来宾休息处等,以尽量适应客户需求为原则。
    特色火锅企业提示订席的内部准备工作有以下几点:
    (1)宴会前三日向厨房下达菜单,要求采购员提前购进主要食品原料和做好其他准备工作。
    (2)绘制餐桌布置平面图,宴会前布置好餐桌椅,摆设好餐具。
    (3)向餐厅服务人员说明菜单及酒类的内容和服务方式。
    (4)服务人员编组,分配服务工作范围。
    (5)整理宴会资料,提报呈核。
    预订单签单
    凡是交易,交易双方在协商一致的价钱下才能成交。为避免订席变化给餐厅带来损失,双方要签约。收取订金的多少视客户的信用程度而定。如果客户同意,通常会签署“订席菜单”,一式三份,其中一份给客户,以保证餐厅女口约提供服务。签单时要注意一些细节,因为宴会一般涉及金额较大。所以签单时不能掉以轻心,本着对客户负责的精神,尤其是各项收费及服务范围应白纸黑字详细列明,切勿口头承诺。以下是预订酒席及写菜单时要注意的地方:
    (1)各项详细的内容说明。如菜单上的菜式,要详细列明,不能使用一些模棱两可的字眼,如“清蒸海上鲜”或“龙凤展翅”等,要写明清蒸什么海鲜,重量是多少;“龙凤”具体指的是什么原料,数量多少,都要写具体,绝对不能简化。海参或鱼翅、乳猪是全身还是部分,均要一一列明。
    (2)写明预订的房间。是订包间还是大堂,包间要几个,大堂要多少桌等。必须在订单上列明摆酒的厅房名称,以免日后因位置太挤或席位分散而遭顾客投诉。要清楚列明每一项收费价格,如茶水、开瓶费、啤酒、汽水、席前点心及服务费等。
    (3)火锅加盟企业提示交订金前应问明如遇天气不佳或意外事件取消宴会时,订金将如何处理,是否需要赔偿损失。要写明席数增减的数额和多余酒席的处理方法。
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